KI-Telefon · Für Praxis, Handwerk, Mittelstand

KI-Telefonassistent,
der abnimmt, wenn du es nicht kannst.

Jeder verpasste Anruf ist eine Anfrage, die woanders landet. Der KI-Telefonassistent nimmt ab, wenn alle auf der Baustelle oder im Behandlungszimmer sind: freundlich, rund um die Uhr, mit deinen Informationen. Wir richten ihn ein und binden ihn an deinen Kalender und deine Abläufe an.

Erstgespräch buchen

01

Was er heute kann und wo ein Mensch übernimmt

Ein KI-Telefonassistent ist kein Anrufbeantworter mit schöner Stimme. Er führt echte Gespräche, versteht Anliegen in eigenen Worten und weiß, wann er an dich übergeben muss.

  • Beantwortet Standardfragen: Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt
  • Nimmt Anliegen strukturiert auf: Name, Rückrufnummer, worum es geht
  • Bucht oder verschiebt Termine, wenn dein Kalender angebunden ist
  • Leitet Dringendes sofort weiter, zum Beispiel an Notdienst oder Handy
  • Schickt dir nach jedem Gespräch eine kurze Notiz per E-Mail
  • Bei komplizierten oder sensiblen Fällen: Rückruf durch einen Menschen

02

Für Arzt-, Zahnarzt- und Physiotherapiepraxen

Am Empfang klingelt es immer dann, wenn gerade Patienten vor dem Tresen stehen. Der Assistent nimmt Terminwünsche und Rückrufbitten entgegen, beantwortet Organisatorisches und hält dem Team den Rücken frei. Medizinische Auskünfte gibt er bewusst nicht, dafür seid ihr da.

03

Für Handwerk, Autohaus und Hausverwaltung

Wer auf dem Dach steht oder unter dem Auto liegt, kann nicht ans Telefon. Der Assistent nimmt Anfragen und Schadensmeldungen auf, fragt die wichtigsten Details ab und sortiert vor: Was ist ein Notfall, was ein Angebot, was hat Zeit bis morgen?

04

Datenschutz und Offenheit

Wir richten den Assistenten datenschutzbewusst ein: Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenverarbeitung möglichst in der EU, nur die Daten, die für das Anliegen nötig sind. Und wir sagen Anrufern zu Beginn offen, dass sie mit einer KI sprechen. Das ist sauber und schafft Vertrauen.

05

In vier Schritten live

Du musst dafür weder deine Telefonnummer noch deine Telefonanlage wechseln.

  • Gespräch: Welche Anrufe kommen rein, was soll der Assistent tun?
  • Einrichtung: Wissen, Ton und Stimme passend zu deinem Betrieb
  • Anbindung: Kalender, E-Mail, auf Wunsch CRM oder Praxissoftware
  • Testphase: Wir hören mit, verbessern und schalten dann scharf

Leistungsbausteine

Vier Bausteine.
Ein Telefon, das nie besetzt ist.

Einrichtung & Stimme

Begrüßung, Ton und Gesprächsführung, passend zu deinem Betrieb.

Wissensbasis

Deine Leistungen, Zeiten und Regeln, damit die Antworten stimmen.

Kalender- & CRM-Anbindung

Termine buchen, Anliegen ablegen, Notizen verschicken.

Betreuung

Gespräche auswerten, Wissen nachschärfen, neue Fälle einbauen.

Auch gesucht als

KI-Telefonassistent ArztpraxisKI-Telefonassistent HandwerkKI-RezeptionVoicebotTelefon-KIDigitale Telefonassistenz

Häufige Fragen

KI-Telefonassistent:
kurz gefragt, klar geantwortet.

Wer richtet in Heidelberg einen KI-Telefonassistenten für kleine Unternehmen ein?
REWLO Medienwerk aus Heidelberg. Wir richten KI-Telefonassistenten für Praxen, Handwerksbetriebe und kleine Unternehmen ein, in Heidelberg und der ganzen Metropolregion Rhein-Neckar. Der Assistent nimmt Anrufe an, beantwortet häufige Fragen und schickt dir Anliegen und Rückrufwünsche weiter. Deine Telefonnummer bleibt dieselbe.

Was kostet ein KI-Telefonassistent im Monat?
Das hängt vor allem davon ab, wie viele Gespräche er führt und was er anbinden soll. Es gibt eine einmalige Einrichtung und laufende Kosten für Telefonie und KI, die sich meist nach Gesprächsminuten richten. Nach einem kurzen Erstgespräch bekommst du ein klares Festpreis-Angebot für die Einrichtung. Ab-Preise für typische Vorhaben zeigt dir unser Medienpakete-Finder.

Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Er lässt sich datenschutzkonform betreiben: mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenverarbeitung möglichst in der EU, einem Hinweis an die Anrufer und ohne unnötige Speicherung. Was das für deinen Betrieb konkret heißt, klären wir vor dem Start gemeinsam.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen, und muss ich das sagen?
Ja. Seit dem 2. August 2026 verlangt die KI-Verordnung, dass Anrufer erkennen, dass sie mit einer KI sprechen. Wir sagen es deshalb gleich zu Beginn. Die Stimme klingt trotzdem natürlich, und die meisten Anrufer sind vor allem froh, dass jemand abnimmt. Verbindlich für deinen Einzelfall klärt das ein Anwalt.

Kann die KI Termine direkt in unseren Kalender eintragen?
Ja, wenn dein Kalender oder dein Buchungssystem eine Schnittstelle bietet, was bei den gängigen Online-Kalendern meist der Fall ist. Wo das nicht geht, nimmt der Assistent den Terminwunsch auf und schickt ihn dir zur Bestätigung.

Funktioniert das mit unserer bestehenden Telefonanlage?
In aller Regel ja, meist über eine Rufumleitung: wenn besetzt ist, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten. Deine Telefonnummer bleibt dieselbe.

Mehr im Ratgeber

Lass uns über dein Projekt sprechen.

Zwei Sätze reichen: Was brauchst du, bis wann? Wir melden uns, telefonisch oder per E-Mail. Kein Pitch-Theater.

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