Mitarbeiterfotos auf Website, Karriereseite oder LinkedIn brauchen in aller Regel eine Einwilligung: vor dem Shooting, schriftlich oder elektronisch, getrennt vom Arbeitsvertrag und mit klar benannten Kanälen. Sie ist jederzeit widerrufbar, und nach einem Austritt gilt sie nicht einfach weiter. Dieser Beitrag zeigt den Ablauf, mit dem HR beides im Griff behält.
Ein Teamfoto lebt oft länger als die Arbeitsverträge der Leute darauf. Es steht auf der Karriereseite, im Kopfbild des Firmenprofils, in drei Stellenanzeigen, in der Imagebroschüre und im Ordner einer Agentur, die es für eine Kampagne zugeschnitten hat. Solange alle im Haus sind, stört das niemanden. Sobald jemand geht oder seine Zustimmung zurückzieht, stellt sich eine schlichte Frage: Wo überall ist dieses Bild? Wer sie nicht in einer Stunde beantworten kann, hat ein Problem, das sich mit einer guten Vorlage und einer einfachen Tabelle vermeiden lässt.
Schadensersatz für einen früheren Mitarbeiter, dessen Fotos und Videos nach dem Austritt weiter in der Werbung liefen (LAG Baden-Württemberg, 3 Sa 33/22).
und länger nutzte der Betrieb das Material nach Vertragsende, obwohl der Mann mehrfach um Löschung gebeten hatte.
für eine Mitarbeiterin, deren Foto ohne schriftliche Einwilligung in einer Werbebroschüre landete (ArbG Münster, 3 Ca 391/20).
Quellen: Handwerksblatt (2024) · Kliemt.blog (2024) · Dr. Datenschutz (2026).
Die Rechtslage ohne Juristendeutsch
Ein erkennbares Gesicht ist ein personenbezogenes Datum. Fotografieren, speichern, veröffentlichen: Für jeden dieser Schritte braucht das Unternehmen eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO. Bei Fotos für Website und Social Media ist das praktisch immer die Einwilligung. Der Arbeitsvertrag trägt die Veröffentlichung eines Porträts im Internet nach verbreiteter Ansicht nicht. Auch das berechtigte Interesse des Unternehmens verliert die Abwägung meist, weil ein Bild im Netz weltweit und dauerhaft abrufbar ist.
Daneben steht das Recht am eigenen Bild aus dem Kunsturhebergesetz (KUG). Wie DSGVO und KUG zusammenspielen, ist unter Juristen seit 2018 umstritten. Für die Praxis ist das zweitrangig, denn eine saubere Einwilligung deckt beides ab.
Für das Arbeitsverhältnis legt § 26 Abs. 2 BDSG die Form fest: grundsätzlich schriftlich oder elektronisch, dazu eine Aufklärung über Zweck und Widerrufsrecht in Textform. Weil Beschäftigte von ihrem Arbeitgeber abhängig sind, wird außerdem genau geprüft, ob die Zustimmung wirklich freiwillig war. Schon das Bundesarbeitsgericht verlangte 2014 für Mitarbeiteraufnahmen die Schriftform (8 AZR 1010/13). Einen grundlosen Widerruf hielt es damals noch für ausgeschlossen. Ob das unter der DSGVO noch trägt, wird bezweifelt: Art. 7 Abs. 3 DSGVO erlaubt den Widerruf jederzeit und ohne Begründung. Planen Sie deshalb so, als könne jeder jederzeit Nein sagen. Verbindlich klärt das im Einzelfall ein Anwalt.
Eine Abgrenzung noch: Wem die Bilder urheberrechtlich gehören und wofür Ihr Unternehmen sie nutzen darf, ist eine zweite, eigene Frage. Die regelt der Vertrag mit dem Fotografen, nicht die Einwilligung der Mitarbeiter. Mehr dazu im Beitrag über Nutzungsrechte an Firmenfotos.
Quellen: § 26 BDSG · DSGVO, Art. 7 und 17 · CMS zu BAG 8 AZR 1010/13 · Dr. Datenschutz (2026). Stand: 26.10.2026.
Der Lebenslauf eines Mitarbeiterfotos in sechs Schritten
1. Zweck festlegen, bevor jemand eine Kamera auspackt. Welche Bilder, wofür, auf welchen Kanälen? Website, Karriereseite, Stellenanzeigen auf Jobbörsen, LinkedIn, Instagram, Broschüre, Messewand. Diese Liste ist das Fundament der Einwilligung. Was nicht draufsteht, ist nicht gedeckt. Ein pauschales „für Marketingzwecke“ ist zu unbestimmt.
2. Einwilligung einholen, vor dem Shooting. Ein eigenes Dokument, nicht im Arbeitsvertrag versteckt. Darin stehen: welche Aufnahmen (Porträt, Gruppenbild, Arbeitssituation, Video), welche Kanäle, ob mit Name und Funktion, ein Hinweis auf das Widerrufsrecht samt Ansprechpartner und der Satz, dass ein Nein keine Nachteile hat. Die Kanäle getrennt ankreuzbar machen: Wer Ja zur Website sagt, muss nicht Ja zu Instagram sagen.
3. Am Shooting-Tag: nur wer unterschrieben hat. Klingt banal, scheitert aber gern am Gruppenbild. Wer nicht möchte, braucht einen Platz außerhalb des Bildes, ohne dass es peinlich wird. Ein erfahrener Fotograf baut Gruppenmotive so, dass sich einzelne Personen später herausnehmen oder ersetzen lassen, und fotografiert Einzelporträts zusätzlich. Das kostet am Tag wenig und erspart später ein komplettes Nachshooting.
4. Ein Bildregister anlegen. Eine schlichte Tabelle: Bildnummer, abgebildete Personen, Datum der Einwilligung, erlaubte Kanäle, wo das Bild tatsächlich veröffentlicht ist (mit Link) und wer es sonst noch hat, etwa Agentur, Jobbörse oder Druckerei. Das ist der unscheinbarste Schritt und der wichtigste.
5. Widerruf: unverzüglich und überall. Kommt ein Widerruf, holt HR das Register, nimmt die Bilder von allen eigenen Kanälen und informiert alle, die sie weiterverbreitet haben. Das verlangt die DSGVO ausdrücklich: Wer Daten öffentlich gemacht hat, muss angemessene Schritte unternehmen, um andere Verantwortliche über das Löschverlangen zu informieren (Art. 17 Abs. 2). Was vor dem Widerruf lief, bleibt rechtmäßig. Für die Zukunft ist Schluss.
6. Austritt: Fotos gehören auf die Offboarding-Liste. Gleich neben Laptop, Schlüssel und E-Mail-Konto. Es gibt zwei saubere Wege: Der Mitarbeiter willigt ausdrücklich in die Weiternutzung ein, oder die Bilder werden entfernt beziehungsweise ersetzt. Lässt sich ein Bild nicht sofort tauschen, sollte es zumindest nicht mehr für Werbung laufen. Arbeitsrechtler weisen zudem darauf hin, dass ein Vermerk neben dem Bild, die Person sei nicht mehr im Unternehmen, eine Entschädigung mindern kann.
Sonderfälle aus der Praxis
| Situation | Was HR tun sollte |
|---|---|
| Gruppenbild, eine Person widerruft | Person herausnehmen oder retuschieren lassen, sonst das Bild tauschen. |
| Gedruckte Broschüre mit Restauflage | Nicht nachdrucken. Ob Restexemplare noch verteilt werden dürfen, mit dem Datenschutzbeauftragten klären und am besten schon in der Einwilligung regeln. |
| Alter Social-Media-Beitrag | Trotzdem löschen oder archivieren. Alte Beiträge bleiben über das Profil auffindbar. |
| Stellenanzeige auf einer Jobbörse | Anbieter informieren und Entfernung verlangen, auch bei abgelaufenen Anzeigen. |
| Fotos von der Betriebsfeier im Intranet | Hier kann ein berechtigtes Interesse reichen, wenn vorher transparent informiert und ein Widerspruch beachtet wird. Für das Internet gilt das nicht. |
| Video mit Mitarbeitern | Dieselben Regeln. Szenen so planen, dass sich Personen herausschneiden lassen. |
| Azubi unter 18 | Mit dem Datenschutzbeauftragten klären, ob zusätzlich die Eltern unterschreiben. Sicherer ist es fast immer. |
Gerade bei Bewegtbild lohnt die Planung doppelt, denn eine Person aus einem fertigen Recruitingfilm zu entfernen, ist deutlich aufwendiger als ein Porträt zu tauschen.
Fünf Fehler, die immer wieder passieren
- Die Einwilligung steht im Arbeitsvertrag. Dann gilt sie schnell als nicht freiwillig.
- „Für Marketingzwecke“ statt konkreter Kanäle. Zu unbestimmt, um zu tragen.
- Zustimmung erst bei der Bildauswahl. Schon das Fotografieren ist eine Verarbeitung. Die Einwilligung gehört vor den ersten Auslöser.
- Niemand weiß, wo die Bilder liegen. Agentur, Jobbörse, Druckvorlage, alter Messestand: Ohne Register wird jeder Widerruf zur Schnitzeljagd.
- Austritt ohne Bildcheck. Das Konto ist gesperrt, das Gesicht lacht noch monatelang von der Karriereseite.
Checkliste für HR
- Kanalliste steht: Website, Karriere, Jobbörsen, Social Media, Print, Messe.
- Einwilligung als eigenes Dokument, Kanäle einzeln ankreuzbar, Widerrufshinweis drin.
- Aufklärung in Textform über Zweck und Widerrufsrecht ausgehändigt.
- Shooting-Plan mit Platz für alle, die nicht aufs Bild wollen.
- Gruppenbilder modular, Einzelporträts zusätzlich.
- Bildregister mit Veröffentlichungsorten und Empfängern der Bilder.
- Widerrufsprozess: wer entscheidet, wer löscht, wer informiert Dritte.
- Offboarding-Liste mit Punkt „Bilder und Videos“.
- Löschkonzept für Bilder und Einwilligungen mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt.
Kurz gesagt
Mitarbeiterfotos sind Werbung mit echten Gesichtern und rechtlich personenbezogene Daten. Wer vor dem Shooting die Kanäle festlegt, die Einwilligung getrennt und schriftlich einholt, ein Bildregister führt und Fotos in die Offboarding-Liste aufnimmt, muss bei Widerruf oder Austritt nicht suchen, sondern nur abarbeiten. Das schützt vor Schadensersatz und sorgt dafür, dass die Karriereseite zeigt, wer wirklich im Team ist.
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