Im Herbst klingelt im Autohaus alles gleichzeitig: Reifenwechsel, Inspektion, „Ist mein Auto fertig?“. Wer nicht durchkommt, bucht woanders. Ein KI-Telefonassistent nimmt ab, wenn die Serviceannahme mit einem Kunden am Tresen steht. Und er verspricht nichts, was nur Ihr Team versprechen darf.
Dienstagmorgen in einem Autohaus irgendwo zwischen Heilbronn, Ulm und Ingolstadt. Der erste Frost ist angesagt, und halb Süddeutschland will gleichzeitig Winterreifen. Am Tresen erklärt der Serviceberater eine Rechnung, in der Leitung warten drei Anrufer, und im Verkauf fragt jemand nach dem Kombi aus der Anzeige. Jeder dieser Anrufe ist Umsatz. Keiner davon wartet gern.
der befragten Kfz-Betriebe bewerten ihre Geschäftslage schlechter oder eher schlechter als zu Jahresbeginn. Stabilisierend wirkt das Werkstattgeschäft.
der Unternehmen können offene Stellen zumindest teilweise nicht besetzen, bei kleinen und mittleren Unternehmen mehr als 40 %.
der Unternehmen, die KI nutzen, setzen sie bei der Bearbeitung von Kundenanfragen ein.
Quellen: Auto-Medienportal, 01.09.2026, zur ZDK-Umfrage unter knapp 400 Betrieben · DIHK-Fachkräftereport 2025/2026, veröffentlicht 19.12.2025 · Bitkom, Presseinformation vom 14.09.2026
Die Werkstatt trägt das Geschäft. Das Telefon bremst sie.
Laut einer ZDK-Umfrage vom Spätsommer 2026 bewerten 44 Prozent der befragten Kfz-Betriebe ihre Lage schlechter oder eher schlechter als zu Jahresbeginn, nur 18 Prozent melden eine Verbesserung. Der Fahrzeughandel steht unter Druck, das Werkstattgeschäft stabilisiert. Heißt: Jeder Servicetermin zählt, und jeder Servicetermin beginnt am Telefon.
Gleichzeitig fehlen Leute. Laut DIHK-Fachkräftereport können mehr als 40 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen offene Stellen zumindest teilweise nicht besetzen. In der Serviceannahme heißt das: weniger Hände für Kunden am Tresen, Rückfragen aus der Werkstatt und eine Leitung, die nicht stillsteht.
Wie viele Anrufe bei Ihnen in der Saison verloren gehen, zeigt Ihre Telefonanlage. Eine Woche Strichliste, getrennt nach Service und Verkauf, reicht für ein klares Bild.
Was der Assistent übernimmt
- Werkstatttermine. Inspektion, Reifenwechsel, Hauptuntersuchung, Klimaservice: Anliegen, Fahrzeug, Wunschtermin. Mit Anbindung an Ihren Werkstattplaner bucht er freie Slots direkt und schickt auf Wunsch eine Bestätigung.
- Rückrufbitten. Name, Nummer, Kennzeichen, Anliegen in einem Satz, sortiert für Service oder Verkauf.
- Standardfragen. Öffnungszeiten, Hol- und Bringservice, Ersatzwagen, Reifeneinlagerung, was zum Termin mitzubringen ist.
- Verkaufsanfragen. Welches Fahrzeug, Probefahrtwunsch, beste Rückrufzeit. Der Verkäufer ruft zurück, mit allem, was er braucht.
- Pannen und Unfälle. Nach Ihren Regeln: direkt durchstellen oder auf die Nummer Ihres Pannen- und Abschleppdienstes verweisen.
Fahrzeugstatus („Ist mein Auto fertig?“) geht nur mit Anbindung an Ihr Dealer-Management-System und eindeutiger Zuordnung des Anrufers, etwa über Auftragsnummer und Kennzeichen. Ohne sichere Zuordnung notiert der Assistent eine Rückrufbitte. Wie tief die Anbindung gehen kann, hängt auch von Ihren Systemen und Herstellervorgaben ab. Mehr zu solchen Anbindungen auf unserer Seite zur Automatisierung.
Was er nicht darf
Keine verbindlichen Preise, keine Rabatte. Er nennt allenfalls die Informationen, die Sie freigeben. Verhandelt wird am Tresen.
Keine Inzahlungnahme-Bewertung. Was der alte Wagen wert ist, sagt ein Mensch, der ihn gesehen hat.
Keine Finanzierungs-, Leasing- oder Versicherungsberatung. Das ist Beratung mit Haftung und gehört zum Verkäufer.
Keine Garantie-, Gewährleistungs- oder Kulanzzusagen. Er nimmt den Fall auf und gibt ihn an den Serviceberater.
Keine Ferndiagnose. „Klingt nach Bremse“ sagt er nicht. Er bucht einen Termin oder stellt durch.
Der KI-Hinweis ist seit dem 2. August 2026 Pflicht
Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 der KI-Verordnung: Anrufer müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Die Information muss klar sein und spätestens beim ersten Kontakt kommen. Am einfachsten gleich in der Begrüßung, mit dem Hinweis, wie man einen Menschen erreicht. Wie das im Einzelfall aussehen muss, klärt verbindlich ein Anwalt. Alle Fristen im Überblick: Beitrag zum EU AI Act.
Quelle: KI-Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50 Abs. 1 und 5
Datenschutz: Kennzeichen sind auch Daten
- Personenbezogen heißt personenbezogen. Name, Telefonnummer, Kennzeichen und Fahrgestellnummer lassen sich einer Person zuordnen. Es gilt die DSGVO.
- Datensparsamkeit. Der Assistent fragt, was für Termin oder Rückruf nötig ist. Nicht mehr.
- Auftragsverarbeitung. Jeder Dienstleister, der Daten im Auftrag des Autohauses verarbeitet, braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Am einfachsten ist eine Verarbeitung in der EU.
- Keine Auskunft ohne Zuordnung. Status, Rechnungsbeträge oder Fahrzeugdaten gibt es nur, wenn klar ist, wer anruft.
- Aufzeichnungen und Löschfristen. Ob Gespräche als Audio gespeichert werden, ist eine bewusste Entscheidung. Für einen Werkstatttermin reicht meist die strukturierte Notiz.
- Abstimmung vor dem Start. Das Konzept geht vorher an Ihren Datenschutzbeauftragten. Wir liefern ihm Datenfluss, Unterauftragnehmer und Löschkonzept.
Quelle: DSGVO (EU) 2016/679, Art. 4 und 28
So läuft der Festpreis-Pilot
1. Prozess-Check mit Prozessbild. Per Telefon und E-Mail gehen wir Ihre Anrufgründe in Service und Verkauf durch und zeichnen den Weg eines Werkstatttermins als Schaubild: Anruf, Termin im Planer, Bestätigung, Erinnerung. Heute und mit Assistent. Vom KI-Test zum laufenden Prozess. Wir zeigen ihn, bevor wir ihn bauen.
2. Pilot zum Festpreis. Ein klar begrenzter Ausschnitt, zum Beispiel Werkstatttermine und Rückrufbitten in der Reifensaison. Eine feste Laufzeit und eine Kennzahl, die wir vorher gemeinsam festlegen, etwa der Anteil der Terminanrufe, die ohne Rückruf erledigt sind. Im Probebetrieb prüfen Sie die Protokolle, wir schärfen nach.
3. Ausbau. Wenn die Kennzahl stimmt: Anbindung an das Dealer-Management-System, Statusauskunft, Erinnerungen, Verkaufsanfragen. Wer zusätzlich auf der Website Fragen beantworten will, findet das Gegenstück beim KI-Chatbot.
Was das kostet, steht im Festpreis-Angebot nach dem Erstgespräch. Für kleinere Betriebe in Bayern lohnt ein Blick auf den Digitalbonus Bayern: Gewerbebetriebe unter 50 Beschäftigten können einen Zuschuss für Lösungen bekommen, die tief in die Abläufe eingebunden sind. Ob Ihr Vorhaben passt, entscheidet die Bezirksregierung. Und: erst Antrag, dann Auftrag.
Checkliste für Ihr Autohaus
- Wissen Sie, wie viele Anrufe in der Saison unbeantwortet bleiben, getrennt nach Service und Verkauf?
- Steht fest, welche Anliegen der Assistent übernimmt und was er nie zusagt?
- Gibt es freigegebene Termin-Slots, die er buchen darf?
- Ist geregelt, wie sich Anrufer für Statusauskünfte eindeutig zuordnen lassen?
- Ist die Begrüßung formuliert, mit KI-Hinweis und Weg zum Menschen?
- Hat Ihr Datenschutzbeauftragter das Konzept gesehen?
Die Kfz-Werkstatt ist Handwerk, und das Prinzip kennt man dort schon: Unser Beitrag aus dem Handwerk zeigt, wie der Assistent Betrieben hilft, die auf der Baustelle statt am Telefon stehen.
Fazit
Im Autohaus entscheidet das Telefon, ob der Reifenwechsel bei Ihnen oder beim Nachbarn landet. Ein KI-Telefonassistent fängt die Spitzen der Saison auf, bucht Termine, bereitet Rückrufe vor und sagt klar, dass er eine KI ist. Preise, Bewertungen und Zusagen bleiben bei Ihrem Team. Wer mit Werkstattterminen startet, sieht in einer Saison, ob es sich lohnt.
REWLO Medienwerk aus Heidelberg baut KI-Telefonassistenten, Automatisierung und Schnittstellen für Autohäuser, Werkstätten und Mittelständler. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung.
